office365はマニュアルを印刷するな

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結論はタイトル通り。

マイクロソフトも推奨しているOffice365のベストプラクティスのひとつ、それが『マニュアルは印刷するな』です。

企業においてもoffice365の導入は進んできていますが、クラウド製品はこれまでのオンプレミス製品から考え方を改めないと危険です。

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マニュアルを印刷しないほうが良い理由

それはクラウド製品は日々アップデートされているため、明日には仕様が変わっているかもしれないためです。

例えばボタンの位置であっても、昨日までは右上にあったとしても今日は左下になっているかもしれません。また急に新しい機能が増えたり、もしくは無くなったりということもありえます。

そのためマニュアルを紙で印刷してしまうと、一瞬のうちに陳腐化してしまい役に立たなくなってしまう可能性があります。

マニュアルは印刷せずに電子ファイルで見る

すぐに情報が古くなってしまう可能性があるため、電子ファイルで見ることがおすすめとなります。

また、可能であれば電子ファイルもダウンロードしてローカルに保存したものではなく、公開されているファイルを都度参照しに行くのが確実です。

ただし、それだと毎回ダウンロードが発生して面倒に思えます。

もし、マニュアルの掲載場所がSharePointOnlineであれば、マニュアルが格納されているライブラリをローカルに同期してしまうという手があります。OneDriveの同期クライアントを利用してローカルに同期すれば、サーバー上のファイルをあたかもローカルファイルのように扱うことができます。

ファイルのダウンロードは初回、および変更があった場合のみでその後はダウンロードされたファイルを参照することができるので毎回ダウンロードする時間待たされるということもありません。

まとめ

Office365に限らず、クラウド製品は頻繁にアップデートがかかります。

そのため、マニュアルなどは印刷せずに常にサーバー上の最新ファイルを参照するように心がけましょう。

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